Gün geçmiyor ki onlarca konferans, panel, şûra, sempozyum, zirve
aynı haftaya hatta aynı güne denk düşmesin... Konu başlarına
bakınca "Türkiye uçmuş" dersiniz. Ancak içerik, sunumlar, konuşma
ve üretilen fikirler? Tek kelimeyle özetleyebilirim;
dökülüyor...
Şu bizim toplantı merakımız, bir tür sosyal fetişizme dönüşmeye
başladı... Ancak binlerce insan/saat zaman, yüzbinlerce lira ve
emek harcanarak yaptığımız toplantıların verimini sorgulamıyor,
"sahi biz burada neden toplandık?" sorgusu yapmadığımızdan zamanı
da insanı da mekânı da ziyan ediyoruz.
Geçen haftalardan birinde yaklaşık 3 bin 500 kişinin katıldığı
toplantı sonrası şöyle bir düşündüm; 3500 kişi, ortalama 20 yıldan,
toplamda 70 bin yıllık tecrübeyi aynı çatı altında toplamışız.
Peki, ne yapmışız? Protokoldekiler, çeneleri getirdiler ve
konuşmalar bitince kulaklarını beraberinde götürdüler. Fakat
toplantının "yüce amacını" gölgede bırakıp, beylik bir iki lafı
manşetlere çakıp, salonun en az %20'sini de yanlarına alıp
gidiverdiler.
Biz bize kaldık; (arada nitelikli birkaç sunum, konuşmayı ve
konuşmacılarını özenle ayrı tutarak) her sunum sonrası daha da
azalan salonda, değer üretmeyen anlatımlar, yeni olmayan beylik
klişeler, lafı bir şekilde endüstri 4.0'a bağlayıp ana temayı
geçiştirmeler, anlatıcısı buysa soru soranı da olmayanlar...
Toplantı fetişizmi sadece bize has bir şey değil. Ama bizim
abarttığımız kesin... Wall Street Journal'da yayınlanan bir rapora
göre tecrübeli ve tecrübeli olmayan yöneticilerin toplantı yaparak
geçirdikleri zaman normal çalışma saatlerinin yarısıymış.
İnsanlar çözüme ulaşmak için toplanıyorlar, iletişim kuramadıkları
için tekrar toplanıyorlar, çözüm üretemedikleri için bu sefer
"nerede hata yaptık?" bahanesiyle tekrar toplanıyorlar.
Toplantılar insanları en kolay tanıyabileceğiniz araçlardan
biridir. Sunacağınız, savunacağınız bir konunuz yoksa sadece susun
ve gözlemleyin. "Neyi söylediklerine" değil de "onları neden
söylediklerine" bakın.
Toplantının en hararetli anında bir kişiye "neden toplandık?" diye
sorun. Herkes bu soruya farklı cevap verecektir. Çalışanlarının
toplanarak çözüm ürettiklerini düşünen firma sahipleri yılsonu kâr
zarar tablolarında toplantı maliyeti kalemini de görmeliler
bence... Böylece çalışanlarına nasıl toplantı yapılacağını öğretmek
yerine, "toplantı yapmadan çözümler üretmeyi" öğretmenin üzerinde
daha çok düşünürler.
Toplantısız olmuyor, bunu biliyoruz. Ama "niteliksiz" toplantıyla
da hiç olmuyor. Temel sıkıntı, toplantıların iyi tasarlanmayışından
kaynaklanıyor. Öncelikle amaç net değil. Tepe yönetiminden veya
orta kademe yöneticisi, o gün kafası karışıksa, medyada görünürlük
peşindeyse, panel, toplantı ayarlayıveriyor.
Amaca hizmet etmeyen toplantıların diğer bir sorunu da
katılımcıların, bu toplantılara elini kolunu sallayarak gelmesi...
Hazırlık yok. Ev ödevi yok. Toplantının gidişatına göre, "durumu
idare etme" var yalnızca. Bu tabloya bir de kifayetsiz muhteris
birilerini ekleyin, o zaman toplantılar, tam bir felaket halini
alıyor.
Bizdeki durumun bir başka ilginç yanı, söz alan veya konuya katkı
vermek isteyen katılımcıların çoğunun, kısa, öze yönelik, açık ve
net konuşmamaları... Anlattıklarının çoğunun, soruyla veya sorunla
doğrudan ilgisi yoktur. Eğer kendisinin yetki alanına giren bir
konuda eleştiri de varsa, tam bir "gerekçeli savunma" halini
alıverir bu konuşmalar...
Netice; arkadaşlar, dostlar, yurttaşlar, değer üretmeyeceksek, sahi
biz burada neden toplandık?